FACILITAZIONE....per riunioni che servono.

Le riunioni del vostro team sono momenti costruttivi ed emotivamente rilassati o momenti poco produttivi e talvolta snervanti o frustranti? Troppe o troppo poche? Territorio di scontro o di co-creazione? Un interessante scambio di opinioni in un gruppo di lavoro, mi invita a condividere alcune riflessioni sul tema del valore della facilitazione nella conduzione delle riunioni.

Lucilla Borio*, ci propone di rispondere ad alcune domande. Lo scopo è quello di fare il punto sull'efficacia dei momenti di incontro nei nostri gruppi. Pronti?

• Le riunioni spesso iniziano e terminano in ritardo rispetto all’ora di convocazione
• L’Ordine del Giorno non viene comunicato prima della riunione, e durante la riunione non è visibile
• E’ difficile contribuire all’Ordine del Giorno con proposte e idee personali
• Ad ogni argomento non viene assegnato un tempo specifico
• In riunione ci sono alcune persone che parlano molto e altre che non parlano affatto
• Ci sono prevaricazioni e spesso non viene rispettato il turno di parola
• Perdiamo molto tempo con argomenti fuori tema e giriamo “a vuoto”
• Non prendiamo appunti su una lavagna a fogli o in altro modo visibile a tutti
• Le decisioni non vengono prese in modo chiaro e condiviso.
• Il contenuto stesso delle decisioni non è chiaro e condiviso da tutti i membri del gruppo
• Molte decisioni prese in riunione non vengono messe in pratica
• Non è chiaro dove vengono custoditi i verbali delle riunioni e che uso ne viene fatto
• La riunioni sono faticose, noiose e non si fanno pause
• Si sta sempre seduti e non si usano tecniche di partecipazione attiva
• Al termine della riunione non facciamo nessuna valutazione del lavoro svolto
• Il clima relazionale del gruppo è problematico
• Ci sono persone stressate dai troppi incarichi ed altre piuttosto passive
• Siamo in una situazione di conflitto che ci tiene bloccati
• Poche persone partecipano alle riunioni del gruppo, alcuni abbandonano la 
• riunione prima del termine
• Stiamo perdendo membri e non capiamo perché

Aggiungo : ci sono evidenti disfunzionali dinamiche di gestione dei "privilegi" ( un tema a me molto caro).

Come è andata? Bene o c'è qualcosa da fare per migliorare la qualità dei vostri incontri .Ebbene, se vi riconoscete in una buona metà di queste situazioni, potrebbe essere utile valutare l'opportunità di sperimentare per le riunioni il valore aggiunto della facilitazione. Che sia gestita da un facilitatore esterno o che sia invece gestita da persone della vostra organizzazione a ciò appositamente formate, questa scelta potrebbe davvero trasformare incontri improduttivi in autentici momenti motivanti di incontro ed elaborazione collettiva di idee e progetti comuni.

Valeria 

Lucilla Borio è autrice e formatrice del programma europeo “CLIPS - Community Learning Incubator Partnership for Sustainability” per sostenere lo sviluppo di gruppi e comunità sostenibili (http://clips.gen-europe.org/)